Polityka prywatności

Postanowienia ogólne

Ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych jest jednym z praw podstawowych każdej osoby. Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy  przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności osób, których dane przetwarza, bez względu na to, czy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i w przypadku, gdy zostały one pozyskane z innych źródeł. Niniejszy dokument polityki prywatności (dalej: Polityka) dostarcza osobom, których dane przetwarzane są w związku z udziałem w szkoleniach OPI PIB informacji na temat sposobów ich pozyskiwania, przetwarzania oraz zabezpieczania. Polityka zawiera podstawowe informacje na temat przetwarzania i ochrony danych. W przypadku stosowania innych zasad niż określone w Polityce, będą Państwo informowani o nich odrębnie. 

Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją szkoleń OPI PIB jest Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 188b, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy – Sąd Gospodarczy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000127372, NIP: 525-000-91-40, REGON: 006746090. 

Kontakt z administratorem danych realizowany jest za pośrednictwem adresu e-mail: opi@opi.org.pl, telefonicznie: 22 570 14 00 lub korespondencyjnie na adres Ośrodka Przetwarzania Informacji – Państwowego Instytutu Badawczego, al. Niepodległości 188b, 00-608 Warszawa.

Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych. Kontakt z inspektorem realizowany jest za pośrednictwem adresu e-mail iod@opi.org.pl lub korespondencyjnie na adres Ośrodka Przetwarzania Informacji – Państwowego Instytutu Badawczego, al. Niepodległości 188b, 00-608 Warszawa, z dopiskiem „IOD”.

Przepisy prawa, podstawy przetwarzania danych

Polityka prywatności szkoleń OPI PIB opiera się na przepisach:

  1. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str 1) – dalej „RODO”,
  2. ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1000),
  3. ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 1907 ze zm.),
  4. ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 1219 ze zm.),
  5. ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018, poz. 1668 z późn. zm.),
  6. ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (tj. Dz.U. z 2018r., poz. 736).   

Podstawą przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją szkoleń OPI PIB jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO – zadania Zespołu Szkoleń OPI PIB realizowane są w ramach zadania publicznego, które powierzył OPI PIB Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Przetwarzanie w przypadku kierowania korespondencji mailowej na adres kontaktowy Zespołu Szkoleń OPI PIB odbywać się będzie na podstawie Państwa wyraźnego działania potwierdzającego – art.6 ust. 1 lit a RODO. 

Kategorie, zakres i cel przetwarzania danych

Szkolenia OPI PIB adresowane są przede wszystkim do nauczycieli akademickich oraz osób niebędących nauczycielami akademickimi – pracowników administracyjnych uczelni wyższych, instytutów badawczych i innych jednostek systemu szkolnictwa wyższego. W określonym zakresie szkolenia adresowane są do pozostałych użytkowników systemów OPI PIB. Zakres zbieranych danych określony jest w formularzu zgłoszeniowym do udziału w szkoleniu – są to dane niezbędne do umożliwienia udziału w szkoleniu, m.in.: imię, nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe. Będziemy również przetwarzać te dane, które Państwo sami dobrowolnie podacie w korespondencji kierowanej na adres mailowy szkolenia@opi.org.pl oraz w zapytaniach o szkolenia dedykowane lub w zgłoszeniu na szkolenie. Dane zbierane są również automatycznie w zakresie danych zawartych w logach systemowych oraz plikach cookies. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja zadań Zespołu Szkoleń OPI PIB: umożliwienie uczestnikom udziału w szkoleniach, organizacja szkoleń, przygotowanie certyfikatu, a także informowanie o planowanych szkoleniach.

Skąd pozyskujemy dane

OPI PIB w ramach korzystania ze szkoleń zbiera dane osobowe osób, w momencie gdy wypełniają one formularze zgłoszeniowe na szkolenie na stronie internetowej Zespołu Szkoleń, gdy osoby kontaktują się telefonicznie, kierują pytania lub wiadomości za pośrednictwem serwisu szkoleniowego lub narzędzi online. Dane zbierane są również automatycznie w zakresie danych zawartych w logach systemowych oraz plikach cookies. Możemy również otrzymać Państwa dane bezpośrednio z jednostki systemu szkolnictwa wyższego, w której osoba jest zatrudniona, np. w celu realizacji szkolenia dedykowanego w siedzibie OPI PIB.

Odbiorcy danych

Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją szkoleń OPI PIB mogą mieć następujący odbiorcy danych: 

  1. upoważnieni pracownicy OPI PIB zaangażowani w realizacje i obsługę szkoleń; 
  2. pracownicy jednostki nadzorującej działalność OPI PIB – Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego;
  3. w uzasadnionych przypadkach pracownicy organów lub podmiotów administracji publicznej w związku z realizowanymi przez nie zadaniami wynikającymi z przepisów prawa (np. prokuratura, policja, urzędy państwowe), sądy lub jednostki, w których zatrudniona jest osoba, której dane dotyczą, będąca np. uczestnikiem szkolenia;
  4. Usługodawcy i ich upoważnieni pracownicy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla OPI PIB w związku z realizacją usług własnych, w szczególności podmioty obsługujące systemy informatyczne, świadczące usługi doradcze, prawne, audytorskie i inne, świadczącymi usługi na zlecenie i w imieniu OPI PIB, którym zlecono czynności wymagające przetwarzania danych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności w zakresie usług IT, archiwizacji, obsługi korespondencji, audytorom, profesjonalnym doradcom. W niektórych przypadkach podmioty zewnętrzne świadczące usługi na nasze zlecenie mogą występować w roli niezależnych administratorów, np. Poczta Polska lub inni operatorzy pocztowi.

Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane w związku z realizacją szkoleń OPI PIB będą przechowywane przez czas, jaki jest niezbędny do zrealizowania celów, w których dane zostały zebrane. W przypadku przetwarzania danych w związku z realizacją zadania w interesie publicznym – do ustania celu przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu związanego ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą, chyba że zaistnieją ważne podstawy do dalszego przetwarzania tych danych. Natomiast w przypadku przesłanej korespondencji za pośrednictwem drogi mailowej lub formularza kontaktowego – odpowiednio do momentu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody lub ustania celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez okres 3 lat. Dane uczestników szkoleń będą przetwarzane również w celach archiwizacyjnych, zgodnie z okresem przyjętym w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazem akt dla dokumentacji dotyczącej realizacji szkoleń, a także w określonym zakresie w celach statystycznych – wieczyście.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osoba, której dane osobowe przetwarzane są w ramach szkoleń OPI PIB, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych przepisami prawa, ma prawo do:

  1. wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, tylko w przypadkach, jeśli zgoda jest podstawą prawną przetwarzania danych,
  2. dostępu do danych, tj. osoba ma prawo do otrzymania od OPI PIB potwierdzenia, czy jej dane osobowe są przetwarzane przez OPI PIB, w jakim celu, w jaki sposób i jak długo,
  3. sprostowania nieaktualnych lub niedokładnych danych osobowych, a także prawo do ich uzupełnienia w przypadku, gdy są niekompletne,
  4. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeśli OPI PIB przetwarza dane osobowe w oparciu o uzasadniony interes (np. cele analityczne, statystyczne, dowodowe, archiwizacyjne). Wówczas w razie sprzeciwu OPI PIB zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie istotnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, które obiektywnie powinny mieć pierwszeństwo nad interesem osoby, której dane dotyczą lub są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. cele dowodowe bądź dochodzenie roszczeń),
  5. usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”). Polega to, co do zasady, na żądaniu od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących danych osobowych osoby zgodnie z art. 17 RODO; istnieją jednak wyjątki od tego prawa (w szczególności do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń),
  6. ograniczenia przetwarzania danych osobowych, co w wymiarze praktycznym może polegać na czasowym zablokowaniu dostępu do danych czy przeniesieniu danych do innego systemu,
  7. przenoszenia danych, tj.osoba ma prawo do otrzymania kopii danych osobowych, które nam dostarczyła, jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o jej zgodę lub na podstawie umowy oraz w sposób zautomatyzowany,

Wnioski dotyczące przetwarzanych danych osobowych, w tym dotyczące realizacji przysługujących praw, można przesyłać mailowo na adres: opi@opi.org.pl lub iod@opi.org.pl, lub pisemnie na adres: Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy, al. Niepodległości 188b, 00-608 Warszawa.

Odpowiedzi na wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 30 dni liczonych od momentu otrzymania wniosku. Termin ten może ulec przedłużeniu z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań o kolejne dwa miesiące, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany. 

Wnioski powinny zawierać imię i nazwisko osoby wnioskującej oraz dane kontaktowe (numer telefonu lub adres e-mail, w przypadku wniosków pisemnych także adres do korespondencji). Jeżeli wnioski dotyczą korzystania ze stron internetowych, prosimy o podanie adresu strony internetowej lub informacji o Usłudze świadczonej poprzez nasze strony oraz dodatkowych wyjaśnień zgłaszanego wniosku (w celu sprawniejszej obsługi wniosku). W celu realizacji niektórych wniosków OPI PIB może zażądać dodatkowych informacji, by potwierdzić tożsamość wnioskodawcy.

Każda z osób, której dane są przetwarzane w OPI PIB ma również prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2. 

Przekazywanie danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych

Nie przekazujemy danych osobowych w ramach realizacji szkoleń OPI PIB do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

Przetwarzanie danych osobowych automatycznie (w tym poprzez profilowanie) 

Dane osobowe przetwarzane w ramach szkoleń OPI PIB nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.  

Zmiany w Polityce prywatności

OPI PIB zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, co może wynikać z potrzeby dostosowania do zmian w przepisach prawa czy obowiązujących standardów prywatności. W związku z tym, o wszelkich zmianach OPI PIB będzie informował stosownym komunikatem na stronie internetowej szkoleń OPI PIB.

Przetwarzanie danych z wykorzystaniem plików cookies oraz innych technologii internetowych

W związku z korzystaniem przez osoby ze strony internetowej szkoleń OPI PIB, gromadzimy dane zawarte w logach systemowych, plikach cookies lub możemy wykorzystywać inne podobne technologie internetowe. Więcej informacji na temat wykorzystywania plików cookies i innych technologii internetowych określają odrębne polityki cookies dedykowane poszczególnym stronom. W przypadku strony szkoleń OPI PIB informacja na temat plików cookies oraz narzędzi analitycznych stosowanych w ramach witryny zawarta jest w załączniku nr 1 do niniejszej Polityki. 

Załącznik nr 1

Polityka cookies

OPI PIB przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności użytkowników odwiedzających serwis szkolenia.opi.org.pl (dalej: Serwis). Gromadzone dane z urządzeń końcowych użytkowników są wykorzystywane tylko i wyłącznie do celów administrowania Serwisem. Nie identyfikujemy użytkowników strony. 

Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu Ośrodek Przetwarzania Informacji z siedzibą pod adresem al. Niepodległości 188 b, 00-608 Warszawa.

Pliki cookies

Pliki cookies to małe pliki tekstowe instalowane na urządzeniu użytkownika przeglądającego Serwis. Cookies zbierają informacje ułatwiające korzystanie ze strony internetowej – np. poprzez zapamiętywanie odwiedzin Użytkownika w Serwisie i dokonywanych przez niego czynności.

Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Serwis automatycznie zbiera informacje na dwa sposoby: przy pomocy narzędzia Google Analytics/ Facebook Pixel oraz poprzez pliki cookies.

Wykorzystywanie danych

OPI PIB wykorzystuje tzw. cookie serwisowe przede wszystkim w celu dostarczania użytkownikowi usługi świadczonej drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tej usługi. W związku z tym OPI PIB oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi analityczne i statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują:

  • pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies),
  • pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania (ang. user centric security cookies),
  • sesyjne pliki cookies odtwarzaczy multimedialnych (np. pliki cookies odtwarzacza flash), na czas trwania sesji (ang. multimedia player session cookies),
  • trwałe pliki cookies służące do personalizacji interfejsu użytkownika na czas trwania sesji lub nieco dłużej (ang. user interface customization cookies),
  • pliki cookies służące do monitorowania ruchu na stronie internetowej, tj. analityki danych, w tym cookies Google Analytics (są to pliki wykorzystywane przez spółkę Google w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu przez użytkownika, do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu). Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners.

Pliki cookies wykorzystywane są również w celu:

  • dostosowania zawartości strony internetowej Serwisu do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania z tej strony, w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
  • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;

Zbierane dane nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi Serwis, nie są łączone z innymi danymi i nie są przetwarzane jako dane osobowe.

W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

Zebrane na tej podstawie dane przechowywane są przez czas nieokreślony jako materiał pomocniczy służący do administrowania Serwisem. Informacje w nich zawarte nie są ujawniane nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem oraz świadczącymi usługi na rzecz OPI PIB. 

Pliki cookies stosowane w Serwisie nie przechowują żadnych danych osobowych.

Odnośniki do innych stron

Serwis zawiera odnośniki do innych stron WWW. Nie możemy ponosić odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące na tych stronach. Namawiamy, by po przejściu na inne strony, zapoznać się z polityka prywatności tam ustaloną. Niniejsza polityka dotyczy wyłącznie Serwisu.

Wyłączenie plików cookies 

Serwis (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej, bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). 

OPI PIB informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w ramach Serwisu. 

Zmiany

W przypadku zmiany obowiązującej polityki prywatności, wprowadzone zostaną odpowiednie modyfikacje do powyższego zapisu.